SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 82 TAHUN 2013

TENTANG

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

PENYELENGGARAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

BAB I

PENDAHULUAN

A.           LATAR BELAKANG

            Dalam menjalankan fungsi pembinaan upaya kesehatan, Direktorat Jenderal yang menyelenggarakan urusan di bidang bina upaya kesehatan Kementerian Kesehatan membutuhkan informasi yang handal, tepat, cepat dan terbarukan (up to date) untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan secara tepat. Sebagai salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan, Rumah Sakit sering mengalami kesulitan dalam pengelolaan informasi baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. sehingga perlu diupayakan peningkatan pengelolaan informasi yang efisien, cepat, mudah, akurat, murah, aman, terpadu dan akuntabel. Salah satu bentuk penerapannya melalui sistem pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi melalui penggunaan sistem Sistem Informasi berbasis komputer.

Pesatnya kemajuan teknologi di bidang informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran dan fungsi pelayanan data dan informasi yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit sebagai salah satu unit kerja pengelola data dan Informasi dituntut untuk mampu melakukan berbagai penyesuaian dan perubahan. Sistem Informasi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan pelayanan data dan informasi dengan lebih produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien, khususnya membantu dalam memperlancar dan mempermudah pembentukan kebijakan dalam meningkatkan sistem pelayanan kesehatan khususnya dalam bidang penyelenggaraan Rumah Sakit di Indonesia.

Banyak Rumah Sakit yang telah berupaya untuk membangun dan mengembangkan sistem informasi, namun sebagian mengalami kegagalan, dan sebagian Rumah Sakit memilih untuk melakukan kerja sama operasional (outsourcing) dengan biaya yang relatif besar yang pada akhirnya ikut membebani biaya kesehatan bagi pasien/masyarakat. Berdasarkan hal tersebut di atas, Direktorat Jenderal yang menyelenggarakan urusan di bidang Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan memandang perlunya membangun kerangka acuan kerja (framework) dan perangkat lunak (software) aplikasi sistem informasi Rumah Sakit yang bersifat sumber terbuka umum (open source generic) untuk Rumah Sakit di Indonesia. Dengan adanya software aplikasi open source generik ini diharapkan Rumah Sakit di Indonesia dapat menggunakan, mengembangkan, mengimplementasi dan memelihara sendiri. Sehingga akan terdapat keseragaman data yang dikirim kepada Kementerian Kesehatan.

B.            STRATEGI

            Tata kelola sistem informasi yang baik harus selaras dengan fungsi, visi, misi dan strategi organisasi. Secara generik fungsi Rumah Sakit (menurut WHO tahun 1957), memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan, Rumah Sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial. Rumah sakit juga merupakan pusat pelayanan rujukan medik spsialistik dan sub spesialistik dengan fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan pemulihan (rehabilitasi pasien).

Dengan demikian secara umum sistem informasi Rumah Sakit harus selaras dengan bisnis utama (core bussines) dari Rumah Sakit itu sendiri, terutama untuk informasi riwayat kesehatan pasien atau rekam medis (tentang indentitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien), informasi kegiatan operasional (termasuk informasi sumber daya manusia, material, alat kesehatan, penelitian serta bank data. Keberhasilan implementasi sistem informasi bukan hanya ditentukan oleh teknologi informasi tetapi juga oleh faktor lain, seperti proses bisnis, perubahan manajemen, tata kelola IT dan lain-lainnya. Karena itu bukan hanya teknologi tetapi juga kerangka kerja secara komprehensif sistem informasi Rumah Sakit.

C.           PROSES BISNIS

1.             Pelayanan Utama (Front Office)       

Setiap Rumah Sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu proses pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang.

Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat dan pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat.

Jadi dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order communation system.

2.             Pelayanan Administratif (Back-Office)

Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang, mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office, digambarkan berikut ini. 

 

Proses bisnis data tidak terstruktur

Proses-proses bisnis tersebut di atas yang melibatkan data-data terstruktur, yang dapat dikelola dengan relational database management system, selain itu terdapat proses bisnis yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti alur kerja, surat diposisi, email, manajemen proyek, kolaborasi, team work, manajemen dokumen dan sejenisnya. 

D.           ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR 

Kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk kebutuhan Sistem informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan untuk berbagai hal, seperti jalur telepon IP, CCTV, Intelegent Building, Medical Equipment dan lain-lain.  Untuk mendukung pelayanan tersebut, maka infrastruktur jaringan komunikasi data yang disyaratkan adalah:

·    Meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk melakukan manajemen lalu lintas data pada jaringan komputer, seperti utilisasi, segmentasi jaringan, dan security.

·    Membatasi broadcase domain pada jaringan, duplikasi IP address dan segmentasi jaringan menggunakan VLAN (virtual LAN) untuk setiap gedung dan atau lantai.

·    Memiliki jalur backbone fiber optik dan backup yang berbeda jalur, pada keadaan normal jalur backup digunakan untuk memperkuat kinerja jaringan/redudant, tapi dalam keadaan darurat backup jaringan dapat mengambil alih kegagalan jaringan.

·    Memanfaatkan peralatan aktif yang ada, baik untuk melengkapi kekurangan sumber daya maupun sebagai backup.

·    Dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang tersertifikasi (baik perkabelan maupun perangkat aktif).

·    Dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan, konfigurasi, uji coba, dan sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy.

·    Mengingat penggunaan jaringan yang komplek kedepan, maka perangkat aktif mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti adanya:

Ø Core switch yang merupakan device vital dalam local area network di Rumah Sakit dimana core switch ini sebagai bacbone lan dan sentral switch yang berperan dalam prosessing semua paket dengan memproses atau men-switch traffic secepat mungkin).

Ø Distribution switch yang merupakan suatu device antara untuk keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan access switch pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution switch dan core switch terhubung melalui fiber optic.

Ø Acces switch yang merupakan suatu device yang menyediakan user port untuk akses ke network.

E.            ARSITEKTUR DATA

Untuk menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan Kementerian Kesehatan mengolah data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur data yang baik, untuk mengakomodir kebutuhan informasi para pengguna. Beberapa aspek harus diperhatikan dalam membangun arsitektur data:

1.             Kodefikasi

Kodefikasi selain keharusan untuk otomatisasi/komputerisasi, juga diperlukan untuk integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik.

2.             Mapping

Karena sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping data untuk integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi antara tarif dengan kode perkiraan/chart of account, mapping kode kabupaten/kota dengan provinsi dan sejenisnya.

3.             Standar pertukaran data antar aplikasi

Beberapa software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data agar dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7), DICOM, XML dan sejenisnya.

4.              Database

Desain struktur database, sebaiknya mengacu pada best practice database Rumah Sakit dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan informasi stakeholder terkait.

F.            ARSITEKTUR APLIKASI

Mengingat kompleksnya proses bisnis pada Rumah Sakit, berikut ini gambaran arsitektur minimal dan variabel SIMRS yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi.

Kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk kebutuhan Sistem informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan untuk berbagai hal, seperti jalur telepon IP, CCTV, Intelegent Building, Medical Equipment dan lain-lain.  Untuk mendukung pelayanan tersebut, maka infrastruktur jaringan komunikasi data yang disyaratkan adalah:

·    Meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk melakukan manajemen lalu lintas data pada jaringan komputer, seperti utilisasi, segmentasi jaringan, dan security.

·    Membatasi broadcase domain pada jaringan, duplikasi IP address dan segmentasi jaringan menggunakan VLAN (virtual LAN) untuk setiap gedung dan atau lantai.

·    Memiliki jalur backbone fiber optik dan backup yang berbeda jalur, pada keadaan normal jalur backup digunakan untuk memperkuat kinerja jaringan/redudant, tapi dalam keadaan darurat backup jaringan dapat mengambil alih kegagalan jaringan.

·    Memanfaatkan peralatan aktif yang ada, baik untuk melengkapi kekurangan sumber daya maupun sebagai backup.

·    Dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang tersertifikasi (baik perkabelan maupun perangkat aktif).

·    Dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan, konfigurasi, uji coba, dan sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy.

·    Mengingat penggunaan jaringan yang komplek kedepan, maka perangkat aktif mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti adanya:

Ø Core switch yang merupakan device vital dalam local area network di Rumah Sakit dimana core switch ini sebagai bacbone lan dan sentral switch yang berperan dalam prosessing semua paket dengan memproses atau men-switch traffic secepat mungkin).

Ø Distribution switch yang merupakan suatu device antara untuk keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan access switch pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution switch dan core switch terhubung melalui fiber optic.

Ø Acces switch yang merupakan suatu device yang menyediakan user port untuk akses ke network.

E.            ARSITEKTUR DATA

Untuk menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan Kementerian Kesehatan mengolah data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur data yang baik, untuk mengakomodir kebutuhan informasi para pengguna. Beberapa aspek harus diperhatikan dalam membangun arsitektur data:

1.             Kodefikasi

Kodefikasi selain keharusan untuk otomatisasi/komputerisasi, juga diperlukan untuk integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik.

2.             Mapping

Karena sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping data untuk integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi antara tarif dengan kode perkiraan/chart of account, mapping kode kabupaten/kota dengan provinsi dan sejenisnya.

3.             Standar pertukaran data antar aplikasi

Beberapa software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data agar dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7), DICOM, XML dan sejenisnya.

4.              Database

Desain struktur database, sebaiknya mengacu pada best practice database Rumah Sakit dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan informasi stakeholder terkait.

F.            ARSITEKTUR APLIKASI

Mengingat kompleksnya proses bisnis pada Rumah Sakit, berikut ini gambaran arsitektur minimal dan variabel SIMRS yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan prosedur pemrosesan data rumah sakit memanfaatkan teknologi informasi yang terintegrasi untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi pihak manajemen, sehingga dalam tahapannya akan membuat beberapa SOP (standard operating procedure) baru guna menunjang kelancaran penerapan SIMRS yang tertata dengan baik dan rapi.

Ø   Front Office

Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat.

Jadi dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order communation system. Front Office SIMRS meliputi:

1.             Antrian registrasi

2.             Modul appointment

3.             Registrasi

4.             Pelayanan informasi

5.             Pengaduan

6.             Pelayanan informasi

7.             Publik

Ø    Back office

Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang, mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office, digambarkan berikut ini. 

Ø   Komuniasi dan Kolaborasi

Komunikasi

One Medic – One Solutions for Health Information System  merupakan suatu aplikasi piranti lunak yang telah dikembangkan sejak tahun 2008.  Protocol komunikasi yang tersedia telah dilengkapi dengan system keamanan sehingga dapat menekan berbagai tindakan cyber crime oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Desain aplikasi SIMRS One Medic berbasis Web dimana pengguna dapat melakukan integrasi dengan pihak-pihak internal  maupun eksternal secara online’. Manfaat Intergasi secara Online bertujuan untuk mengantisipasi pengulangan pekerjaan administrasi yang dapat memicu terjadinya human error sehingga potensi kerugian Rumah Sakit dapat ditekan.  Fitur-fitur SIMRS One Medic sebagai solusi untuk menjawab tantangan masa depan industri pelayanan medik:

·                Security system:  modul ini dapat mengatur informasi dan data  yang diperbolehkan untuk diaksesbaik oleh pihak internal maupun eksternal. Pengaturan tersebut dilakukan selain untuk melindungi kerahasiaan data pasien juga untuk menghindari penyalahgunaan informasi penting lainnya oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

·                MPI server solutions:  adalah sistim komunikasi online  yang dirancang untuk menjembatani komunikasi antar sistem. Aplikasi MPI server solutions dapat digunakan sebagai alat konfirmasi  hak-hak pasien terhadap jenis tindakan medis dan obat-obatan yang dapat diberikan oleh Rumah Sakit sesuai dengan ketentuan Pihak Penjamin.a

·                Billing records system: seluruh data tindakan medik dan obat-obatan yang diberikan pada pasien otomatis terekam secara online dan dapat diatur sesuai dengan format penagihan yang ditetapkan oleh Pihak Penjamin. Feature ini dapat mempersingkat proses pekerjaan administrasi penagihan sehingga dapat menekan angka piutang.

Untuk media komunikasi informasi antara unit dapat digunakan media komputer yang sudah terintegrasi dengan jaringan LAN dengan menggunakan aplikasi Messenger atau chating, selain itu juga sudah ada nya telepon lokal yang membantu hubungan komunikasi antar unit. Sedangkan untuk akses komunikasi ke luar instansi menggunakan akses internet yang terintegrasi melalui jaringan Pemerintah Kota.

Kolaborasi

Salah satu kolaborasi untuk mengembangkan SIMRS adalah dalam bentuk Kerjasama Operasional (KSO) atau Build Operational Transfer (BOT). MenurutPSAK no 39, KSO merupakan bentuk kerjasama antara 2 belah pihak atau lebih dimana masing-masing pihak sepakat untuk melakukan suatu usaha bersama dengan menggunakan asset dan/atau hak usaha yang dimiliki dan secara bersama-sama menanggung resiko atas usaha tersebut. RSmempunyai peluang pasar berupa kunjungan pasien sedangkan konsultan/vendor akanbertindak sebagai investor untuk menyediakanteknologi informasi yang selalu update baik berupa 1)Perangkat keras (Server, PC &Jaringan), 2)Perangkat lunak (Software) maupun sumber daya manusia (Brainware) baik tenaga operator ( Data Entry), Programmer maupun tenaga lainnya.

          Manfaat utama dari kegiatan KSO SIMRS ini adalah adanya jaminan berkelanjutan serta proses pendampingan/transfer knowledge SIMRS,sehingga akan meminimalkan resiko-resiko kegagalan implementasi di pihak RS dan akan menekan cost/biaya yang dikeluarkan untuk investasi teknologi informasi yang senantiasa selalu update.Pihak rumah sakit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas sarana/prasarana untuk menunjang kegiatan operasional KSO SIMRS tersebut. Rumah Sakit akan melakukan pengembalian investasi dengan beberapa alternatif, antara lain pembebanan ke pasienper registrasi/kunjungan/resep atau dana dari komponen unit Bahan Habis Pakai (BHP),komponen unit Jasa Akomodasi maupun daritingkat efisiensi operasional RS. Pihak konsultan mempunyai kewajiban melakukan pengembangan/update, tailor-made(customize) sistem sesuai kebutuhan RS, Transfer Knowledge dan pendampingan operasional selama masa kerjasama tersebut.Rumah Sakit akan menerima sistem secara keseluruhan baik modul aplikasi, source code maupun blue print sistem pada masa akhir kerjasama sehingga RS diharapkan akan menjadi mandiri dalam mengelola SIMRSpasca masa KSO tanpa ketergantungan dari pihak konsultan dan bisa menjadi revenuecenter karena bisa mengembangkan sistem yang ada ke RS yang lain.

Ø   Infrastruktur Aplikasi

Berdasarkan definisi di atas, maka kita dapat membagi SIMRS menjadi 6 komponen utama guna menunjang terlaksananya penerapan SIMRS yang benar dan sesuai kebutuhan:

·                Software (Sistem Informasi Manajeman Rumah Sakit)

·                Hardware (perangkat Keras berupa komputer, printer dan lainnya)

·                Networking (jaringan LAN, wireless dan lainnya)

·                SOP (Standard Operating Procedure)

·                Komitmen (komitmen semua unit / departemen / instalasi yang terkait untuk sama-sama mejalankan sistem karena sistem tidak akan berjalan tanpa di-input)

·                SDM (sumberdaya manusia adalah faktor utama suksesnya sebuah sistem dimana data di-input dan diproses melalui tenaga SDM tersebut)

REFERENSI :

Simrs.co

Simrs.net

http://www.rizconsultant.com/2013/10/sistem-informasi-rumah-sakit.html

http://www.jalinmedika.com/products/model-bisnis-simrs

silvi nurhidayati simrs pdf